Inclusão de Títulos

Inclusão de Títulos

Vamos agora verificar as duas formas de inclusão de títulos de devedores.

1) Manualmente

No menu principal, escolher a opção Devedores, na tela seguinte selecionar INCLUIR

Isto trará a tela com as opções de inclusão: "Cadastrar Manualmente" ou "Utilizar Assistente"

Para entendermos melhor a utilidade de cada informação incluída, vamos usar inicialmente a opção "Cadastrar Manualmente". Em seguida, repassaremos o passo a passo de inclusão via Assistente.

Ao todo são 5 passos. Campos obrigatórios estão sinalizados com "*".

Não há necessidade de repassarmos todos os campos, porém, para alguns cabe aqui um esclarecimento adicional:

N° Contrato: Este campo além de obrigatório ele dever ser único para identificar o seu devedor. Pode ser o número do contrato, de uma ordem de serviço, ou até mesmo, do CPF ou do CNPJ. Um contrato pode ter vários títulos. O importante é entender que a distribuição para a agência irá ocorrer com base neste número. Uma boa dica é deixar o CPF ou o CNPJ do seu cliente como número de contrato, assim, caso ele possua mais de uma mensalidade, mais de uma nota fiscal, boleto, carnê em aberto, todos os títulos serão enviados para uma única agência de cobrança.

Fase da Cobrança: Em principio a fase da cobrança será sempre Amigável, embora, também seja possível, trabalharmos com fases de cobrança pré-jurídica (aquela em que fazemos uma análise sobre a viabilidade de ingressar com uma ação) e jurídica (que envolve custas judiciais desde o princípio, e documentação mais específica).

Carteira: Aqui estarão disponíveis as carteiras que foram cadastradas na fase inicial. É muito importante esta informação, pois ela será fundamental para definirmos a estratégia de cobrança. A carteira é um dos critérios que utilizamos para fazer a divisão das bases e envio para as agencias de cobrança.

Produto: Idem o que afirmamos acima sobre a carteira. Caso o seu produto não esteja disponível aqui, volte e efetue o cadastro do produto. Qualquer dúvida, não hesite em enviar email para contato@uppme.com.br

Na tela abaixo consta um exemplo de preenchimento:

Notem que, no campo Status Devedor existem 4 opções:

Cobrança Suspensa: Neste caso a cobrança não será efetuada. (mais adiante iremos demonstrar que esta opção será utilizada para suspender ações de cobrança por parte das agências de cobrança)

Contatado: Selecione esta opção para indicar que este cliente já foi contatado, ou seja, já foi cobrado ANTES da inclusão do débito no sistema. Esta informação é importante para o atendente que irá entrar em contato com o cliente.

Falecido: Clientes com este status não devem ser inclusos na plataforma, salvo se houver garantias atreladas ao contrato. Nestes casos, orientamos a entrar em contato para que possamos orientar como proceder.

Não Contatado: Assim como é importante para a agencia de cobrança saber se o devedor já teve alguma ação de cobrança, também é importante ter a informação de que o mesmo nunca foi cobrado. Essa é uma situação bastante comum dentre os clientes da plataforma. Precisamos preparar o atendente para informar o motivo pelo qual, aquele devedor passou a ser cobrado.

Seguindo, o próximo passo refere-se ao bloco de informações do título. Aqui temos um item importante:

Tipo do Título: parcela/plano ou Título

Parcela/plano: Refere-se a um mesmo título, pago parceladamente.

Título: Número do boleto, ou número da nota fiscal . Lembre-se que todos os títulos ou parcelas estarão atrelados ao mesmo número de contrato informado inicialmente.

Exemplo: suponhamos que sua empresa seja uma escola. O número do contrato será o CPF 00.000.000-00. Agora vamos supor que este devedor possua 3 mensalidades. O número do título poderá ser o CPF, acrescido de /Número da parcela em aberto: 00.000.000-00/1 .

Cada parcela precisa ser inclusa individualmente. Assim, o ideal é concluir o cadastramento e na sequencia, incluir mais parcelas ou mais títulos.

É sempre recomendado incluir os títulos ou parcelas separadamente, ao invés do valor total da dívida. Isso por que:

  1. A dívida será atualizada conforme a configuração efetuada nas etapas anteriores. Assim, é diferente atualizar uma dívida informando 10 parcelas (a vencer em janeiro, fevereiro, até outubro), do que informar o valor total, incluindo o primeiro ou o ultimo vencimento, concorda?
  2. Além disso é importante repassar ao devedor a divida detalhada. Lembre-se: um passo importante para o pagamento é a conscientização da dívida. O devedor precisa entender o seu débito, para depois, avaliar a negociação.

As 3 outras abas referentes ao tipo de endereço, telefone e email não são obrigatórias, mas são muito importantes para ajudar no sucesso da sua recuperação. Recomendamos fortemente que haja um esforço na inclusão destas informações, pois as agências irão iniciar por estes contatos.

Caso não possua estes dados, a agência será obrigada a adquirir estas informações do mercado, e isso pode “reduzir” a atenção que ela direcionará para sua carteira.

Vejamos como este débito será disponibilizado no sistema:

Caso seja necessário incluir mais títulos para este mesmo devedor, o passo é mais simples.

No menu principal, seleciona a opção Devedores, e em seguida, contrato. Se sua empresa ainda possui poucos títulos, basta selecionar a opção Consultar que todos os títulos cadastrados serão disponibilizados na tela:

Para incluir mais títulos, selecione a opção indicada abaixo:

Em seguida vá até a opção Titulo, e clique sobre ela. O sistema irá abrir a relação de títulos existentes. Basta então, selecionar a opção INCLUIR.

A tela disponibilizada será a mesma que vc cadastrou o titulo da primeira vez, só que, diferente da fase anterior, a inclusão aqui será somente dos títulos.

Nesta tela, você também poderá solicitar a suspensão da cobrança: Isto é importante, pois cao o cliente realize o pagamento direto na sua empresa, ou haja a necessidade de suspensão da cobrança por qualquer motivo, basta selecionar títulos, e a opção Suspensão da Cobrança, para todos os títulos que precisarem ser suspensos. Pode ser um, ou todos.

A partir do momento que se suspende a cobrança, a agência deixa de executar ações sobre aquele devedor.

Agora vamos demonstrar como usar o "Assistente" para a inclusão de títulos utilizando uma planilha de excel.

Vamos utilizar o assistente, que foi desenvolvido para facilitar o seu trabalho.

Para subir uma planilha de excel é preciso ter um padrão. Este padrão chamamos de layout. Voce pode baixar este layout sempre que desejar, clicando no link download.

Se você preferir, pode fazer o download da planilha nesse link para acompanhar o tutorial e examiná-la com mais detalhes

O sistema baixa automaticamente a tabela em excel que precisa ser preenchida.

A planilha possui duas abas: A primeira contem instruções gerais sobre o preenchimento e detalhes de cada campo a ser preenchido. A segunda aba, é onde você vai incluir as informações de seus títulos. 

Assim como ocorre na forma manual, existem campos obrigatórios. Neste caso, os campos obrigatórios estão destacados em vermelho. 

Muita atenção para os campos Carteira e Produto: é fundamental que eles sejam escritos da mesma forma como foram cadastrados na plataforma, caso contrário, a plataforma irá indicar inconsistência.

Após o preenchimento da planilha, salve-a em seu computador, e siga as instruções para a importação:

Ao clicar em selecionar anexo, o sistema abre automaticamente uma janela para que você localize o arquivo em seu computador.

Ao fazer a seleção, o sistema inicia o processo de identificação e validação do arquivo. Na sequência basta clicar em iniciar importação

Aguarde até a conclusão do processo. Quando ele for concluído, o sistema irá gerar 2 arquivos. 

É muito importante fazer o download destes arquivos!

O primeiro dele irá demonstrar os títulos importandos com sucesso, e também os motivos pelos quais os demais títulos não foram importados.

O segundo arquivo irá os títulos que nãoforam importados. Faça o download da opção: Baixar arquivo com registros criticados.

O sistema irá abrir uma planilha exatamente igual a que vc utilizou na importação, porém, somente com os títulos criticados, para que você possa seguir com a correção. Essa mesma planilhada, corrigida, pode ser importada novamente, através do mesmo processo.

Uma vez que todas as correções tenham sido feitas, a seguinte tela será mostrada confirmando que todos os títulos foram importados corretamente.

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